Outlook'ta sadece bazı maillere otomatik cevap nasıl yapılır?

Bu soru 4 kez yanıtlandı.

• umud

  26 Temmuz 2019 13:58

  36

  Ofis dışındayım otomatik mesajı gönderme işlemi diye geçiyor bu, bir nevi çalışmaya devam eden arkadaşlara nispet yapma durumu :) Önce göndermek istediğiniz mesajı şablon olarak katdetmeli, sonra da otomatik yanıtlama kuralı eklemelisiniz. İngilizce Outlook üzerinden adım adım anlatıyorum:

  A. Mail Şablonu hazırlamak

  1. Outlook'u açın ve Home/New Email adımları ile yeni bir eposta hazırlayın.

  

  2. File/Save As diyerek farklı kaydetme penceresini açın, Outlook Template (*.oft) formatı olarak kaydedin.

   

  B. Otomatik yanıt kuralı hazırlamak

  1. File/Manage Rules & Alerts butonuna basın

  

  2. Email rules sekmesindeyken yeni bir kural ekleyebilmeniz için New Rule düğmesine basın

  

  3. Outlook size önce hangi durumlarda devreye girecek bir kural oluşturmak istediğinizi soracak

  

  4. Şimdi sıra seçtiğiniz şartları sağlayan durumlarda Outlook'un ne yapmasını istediğinize geldi. Maili çıktı da alabilirsiniz, otomatik yanıt da verebilirsiniz...

  

  Şimdilik bizim istediğimiz sadece otomatik olarak yanıt vermesi, bunun için de "reply using a specific template" seçeneğini işaretliyoruz. Sonrasında da hazırlamış oldupumuz şablonu seçiyoruz: (açılan pencerede üst taraftan sistemdeki kullanıcı şablonlarını seçmelisiniz)

  

  5. Sıra geldi patronu kızdırmamaya :) Bu sayfada yazdığınız kural için istisna yönetimi yapabilirsiniz. Örneğin belirli bir adresten gelen mail için bu kuralın uygulanmamasını sağlayabilirsiniz:

  

  6. Outlook sonuç ekranında size hangi şartlarda ne yapılacağını ve istisnaların ne olduğunu özet olarak sunaak, son bir kez gözden geçirerek finish tuşuna basarak kuralın devreye alınmasını sağlayabilirsiniz.

  

   

• umud

  26 Temmuz 2019 14:12

  68

  Nasıl yapılacağını anlattım ama neler yapılabileceğini de yazacaktım aceleye gelmiş.

  Outlook'ta hangi durumlar için kural eklenebilir?

  Öncelikle bir tetikleyici gerekiyor, bunun için bir mailin gelmesi ya da bir mailin gönderilmesi seçilebilir. Gelen bir mail üzerine neler yapabileceğimize bakalım:

  Outlook'ta kural kriteleri nelerdir?

  Kriterden kastım, gelen bir mail ile gerçekleşen tetiklemenin hangi şartlara bakılarak dikkate alınacağıdır. Sırayla bakalım.

  1. Belirli kişilerden gelen mailler için işlem yapılabilir, bunun için outlook'taki adres defterinizden istediğiniz kişileri bu kural için seçebilirsiniz

  2.  Konu kısmında belirli kelime ya da kelimeler geçen mailler için otomatik işlemler yapabilirsiniz, örneğin bir proje ile ilgili olarak ABC ile başlayan bir mail grubunuz varsa sadece o gruptan gelen mailler için kural tanımlayabilirsiniz. Bunun için Outlook'a bir kelime dizini yazarsınız ve her gelen mail'in konu (subject) kısmı outlook tarafından taranır, bu kelimeler eğer konuda geçiyorsa kural çalıştırılır

  3. Birden fazla email hesabını aynı Outlook'ta kullanıyorsanız hangi maile gelen bir email olduğunda bu kuralıp çalıştırılıp çalıştırılmacayacağını seçebilirsiniz.

  4. Bir email'in birden fazla alıcısı olabilir, bunun için sadece size gönderilmiş email'ler için çalışan kurallar tanımlayabilirsiniz. Eğer bu emailler birden fazla kişiye gönderilmişse tercihinize bağlı olarak bu kurallar çalışmamış olur.

  5. Bir maili alabilmeniz için email adresinizin 3 alandan birisine yazılmış olması gerekir. Bu alanlar to (alıcı), cc (carbon copy, bilgi vermek için), bcc (blind carbon copy, gizli alıcı) olabilir. Siz de gelen mailleriniz için kural tanımlarken email adresinizin to, cc ya da bcc'de olmasına bağlı olarak kural tanımlaması yapabilirsiniz

  6. Outlook'ta mailler için üç farklı önem seviyesi vardır (düşük, normal, yüksek). Siz de mailin önem düzeyine göre kural tanımlayabilirsiniz. Örneğin önemli olan mailleri gmail adresinize forward edebilirsiniz

  7. Outlook'ta bir diğer mail özelliği hassasiyet derecesi (sensitivity). Bu derecelendirmeye göre mailler normal, kişisel, özel (private) ya da gizli (confidential) olabilir. Gizli bir maili otomatik olarak print almak istemeyeceğinizi düşünerek bu özelliğe göre de kural tanımlaması yapabilmenize olanak sağlamışlar.

  8. Aksiyon (action) durumlarına göre de kural eklemeniz mümkün. Outlook'taki aksiyon tanımlamaları: any (herhangi), call (ara), do not forward (iletme), follow up (takip et), for your information (bilginize), forwatd (ilet), no response necessary (yanıta gerek yok), read (oku), reply (yanıtla), reply to all (tümüne yanıt ver), review (incele).

  9. Email gruplarına gönderen maillerde de yer alabileceğiniz düşünülerek email adresinizin direk olarak yazılması ya da gruplar üzerinden iletilmesi durumları için de kural tanımlaması yapılabiliyor

  10. Gelen mail içeriğini başlık (subject) ve içerik (body) olarak değerlendirerek başlık ya da içerik alanlarında bir yazının olması durumunda yine otomatik işlemler yapabilirsiniz

  11. Maili gönderen email adresinde belirli kelimeler geçiyorsa (uzantı ya da ad olabilir) yine bu mail hesapları için ayrıca kural tanımlamaları yapılabilir

  12. Outlook'un farklı renkler vererek mailleri kategorize etme özelliğinden kural tanımlaması yaparken de faydalanabilirsiniz. örneğin sadece sarı ya da mavi kategorideki emailler için kural tanımlaması yapmak mümkün.

  13. Otomatik yanıta otomatik yanıt vererek sonsuz döngüye girmemek için size gelen bir mailin otomatik yanıt olup olmamasına göre otomatik kurallar tanımlayabilirsiniz

  14. Eklentisi olan ya da eklentisi olmayan mailler için farklı kurallar tanımlayabilirsiniz. Hatta eklenti boyutuna göre bile bu kuralları özelleştirebilirsiniz.

  15. Tatil aralığınızı tarih cinsinden yazarak sadece belirli tarih aralığında geçerli olacak outlook kuralları hazırlayabilirsiniz

  16. RSS beslemelerine dayalı kurallar tanımlamak da mümkün.

   

  Outlook'ta otomatik olarak neler yapılabilir?

  Gelelim yukarıdaki şartlardan biri ya da birden fazlası sağlandığında (kural çalıştığında) otomatik olarak neler yapılabileceğine:

  1. Outllok klasör yönetiminizi otomatik olarak düzenleyebilmeniz için gelen/giden bir mailin otomatik olarak bir klasöre aktarılmasını sağlayabilirsiniz (asıl maili de taşıyabilirsiniz ya da bir klasöre bir kopyasının taşınmasını da seçebilrisiniz)

  2. Gelen ya da giden maili otomatik olarak bir kategori ile ilişkilendirebilirsiniz

  3. En faydalı seçimlerden birisi olarak gelen ya da giden bir maili otomatik olarak silebilirsiniz. Çalıştığınız email servis sağlayıcısının spam filtreleri yeterince iyi çalışmıyorsa kendi spam mail filtrenizi yazabilmeniz için çok faydalı bir Oulook özelliği. (Kalıcı olarak da silebilirsiniz ya da silinenler klasörüne de taşıyabilirsiniz)

  4. Bir ya da birden fazla kişiye otomatik olarak yönlendirebilirsiniz. Örneğin ofisinizde kullandığınız outlook içindeli belli hesaplara gelen mailleri otomatik olarak gmail ya da yahoo gibi hesaplarınıza yönlendirebilirsiniz

  5. Önceki yanıtta yazdığım gibi bir şablon hazırlayarak bu maillere otomatik olarak yanıt verebilirsiniz

  6. Otomatik olarak maili printer ile çıktı alabilirsiniz

  7. Farklı bir işitsel dosya ile bildirim sesi çalınmasını sağlayabilrisiniz. Örneği maaş bordronuz mailinize geldiğinde otomatik olarak dilediğiniz türküyü bildirim melodisi olarak çaldırabilirsiniz

  8. Otomatik olarak okundu olarak işaretlenmesini sağlayabilirsiniz

  9. Masaüstü bildirimi vermesini sağlayabilirsiniz

  10. Kuralları durdurabilirsiniz

   

  Son olarak da istisna yönetimi kalıyor. İstisna kriterlerini tekrar yazmayacağım çünkü birinci maddede sağlanacak şartlar altında yazdığım kriterlerin neredeyse aynısı

• H.Ünal

  7 Temmuz 2022 22:03

  0

  bkz: Outlook'u görev çubuğunda nasıl gizleyebilirim?

• ogün

  7 Temmuz 2022 23:18

  0

  bkz: Outlook pst yedekleri nasıl geri yüklenir?